Se ha preguntado usted alguna vez, ¿En realidad es necesaria la contabilidad dentro de un negocio?; a continuación se mencionan algunos aspectos, que le ayudarán a terminar con esa incertidumbre. La contabilidad, es una de las herramientas más importantes de toda empresa, ya que nos indica la realidad económica y financiera de la organización, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella. Nos ayuda a conocer el pasado y el presente de una institución, pero además logra visualizar el futuro que es lo más interesante.
Permite tener un conocimiento y control absoluto de la compañía, es decir es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para presentar a las diferentes autoridades que en determinado momento, lo puedan solicitar.
Para el pequeño empresario, en varias ocasiones, ven a la contabilidad como un gasto que tratan de evitar por todos los medios posibles y en muchos casos pretenden llevarla ellos. Sin embargo, ignoran que la herramienta les permitirá administrar correctamente su negocio, su dinero, inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, pasivos, activos, costos, gastos y hasta sus ingresos.
La contabilidad, ayuda a conocer a fondo su empresa; no darle importancia es simplemente desechar posibilidades de mejoramiento o hasta de detectar situaciones que hay que corregir y que luego resultan un peligro para la estabilidad de la organización. Recuerde que tener el conocimiento global de la empresa, y de cómo funciona, permite al empresario tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o aprovechar grandes oportunidades que de otra manera no puede visualizar.
También identifica la situación en la que se ubica el negocio, en términos de estabilidad y solvencia, y a la vez apoya a los propietarios a rastrear todas las transacciones comerciales que se llevan a cabo y asegurar que el flujo de caja siga sin problemas.
Además provee información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones de una entidad, considerando los eventos monetarios que la afectan, y de esta forma el empresario podrá orientarse sobre el curso que siguen sus negocios y saber hasta qué punto arriesgar en futuras negociaciones.
Es la base de un buen funcionamiento empresarial, ya que refleja la imagen del negocio y en cualquier instante se puede recurrir a ella para extraer información necesaria para la gestión diaria, por ejemplo, consultar saldo con clientes, proveedores, bancarios, vencimientos de pagos, etc.
La contabilidad debe elaborarse, durante toda la vida útil de la empresa, así como revisar los estados financieros cada mes con el fin de hacer ajustes cuando sea necesario respecto a sus beneficios y gastos.
Cuando por alguna razón, el propietario del negocio, tiene necesidad de solicitar un crédito a una entidad bancaria, uno de los requisitos es proporcionar información financiera de su empresa, misma que es originada, a partir de la contabilidad.
Por otro lado, ayuda conocer los costos reales de los productos, indica donde se deben ajustar los gastos operativos, de ventas, de mano de obra, apoya en el logro de una administración más eficiente referente a sus recursos y aumentar su nivel de productividad, competitividad, e incremento de utilidades.
También contribuye al correcto control interno evitando de esta manera pérdidas monetarias y la detección de posibles fraudes que puedan ocasionar un déficit a la empresa. Es de gran relevancia, tener un control eficiente, que permita, por un lado, analizar y revisar las operaciones contables así como presentar la situación financiera del negocio bajo un enfoque realista, y por otro, dar la confianza necesaria a los dueños o accionistas de la empresa, a los clientes, acreedores y al público en general respecto a cualquier operación que quieran realizar con la institución.
Referente al aspecto fiscal, para evitar futuros problemas tributarios con la autoridad, es indispensable, que la contabilidad esté acorde con la legislación vigente, además de dejar constancia de todos los hechos susceptibles de ser registrados de forma ordenada y exacta, esto evita muchos olvidos y situaciones futuras; siendo éstos algunos de los errores que se cometen en las micro y pequeñas empresas.
Al contar con una contabilidad realizada adecuadamente y pagar los impuestos con oportunidad, se descartan posibles desembolsos por concepto de actualizaciones, recargos, multas, etc., que puedan descapitalizar el negocio, para ello, se debe tener el conocimiento necesario sobre las normas y procesos establecidos por las entidades correspondientes ya sea estatales o federales así como las fechas de la presentación de las declaraciones mensuales y anuales (según sea el caso), ante las dependencias adecuadas.
Por otro lado hay que destacar, que no sólo se debe declarar correctamente los impuestos, sino que hay que conocer cuáles son sus obligaciones tributarias, de acuerdo a su régimen fiscal; como pueden ser, ISR, IVA, IEPS, DIOT, DyP, tener los libros diario, mayor, de actas al día, pólizas de egreso, ingreso y diario, contar con una nómina, pagos al seguro social, contabilidad electrónica, etc.
Otro aspecto que muchas veces los empresarios desconocen, al negarse a llevar una contabilidad dentro de su negocio, son las distintas bases que existen para el cálculo de un impuesto, ya que cada uno, maneja una mecánica distinta, así como recordar los topes y tasas que existen al emitir un determinado cálculo; o por otra parte, en cuestión de trámites o procesos, hay diversos documentos con características específicas, que hay que cumplir al realizar una transacción.
Por todo lo anterior, podemos resumir que la contabilidad nos muestra la historia completa de una organización en cada una de sus actividades desarrolladas, y permite a sus dueños realizar planes para el futuro, además analiza, clasifica, registra, interpreta y procesa las operaciones que se elaboran en la empresa creando un sistema de información detallado y razonado que nos permite medir, identificar, controlar, comunicar ó advertir sobre la situación financiera de cualquier institución, expresada en términos monetarios.