La mayoría de las veces, dentro de las empresas se maneja un proceso manual para la generación de informes de ventas, mismo que presenta las siguientes desventajas:
- Riesgo de perder la información durante el proceso.
- Depender de la disposición de un operador que realice la extracción de datos y la creación del informe de ventas.
- Exceso en el tiempo de espera a que lleguen los documentos físicamente ante un gerente o bien al dueño del negocio.
Por lo tanto el empresario se encuentra ante una necesidad específica: debe instalar un sistema que permita organizar sus ventas.
Los objetivos para llevar esto a cabo se mencionan enseguida:
- Controlar el volumen de ventas.
- Presentar tendencias de ventas de acuerdo a datos reales.
- Evitar la captura de los datos del cliente, de forma manual: las referencias del cliente podrán ser guardados automáticamente en una base de datos.
- Facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial.
- Mostrar resultados que permiten a la Gerencia evaluar constantemente al personal encargado de las ventas, a los productos, así como también controlar los recursos financieros del negocio.
Para dar inicio es preciso analizar y poner por escrito cómo es su proceso de ventas, en otras palabras, darle seguimiento a cada tarea que se realice hasta ver que se le entregue al usuario o cliente final.
El segundo paso será designar a un equipo de trabajo responsable del levantamiento de la información y de la alimentación de datos para el futuro programa (también llamado software) que apoyará en lograr los objetivos planteados con anterioridad. Si usted se hace cargo de esta importante tarea, reserve algunas horas en su agenda, de tal manera que el sistema tenga todas las bases de datos requeridas para el arranque del programa. Cerciórese de que todos sus empleados están enterados y familiarizados con las funciones del nuevo programa.
Como tercer paso, elija un software que sea fácil de instalar y de utilizar por la mayoría de los empleados. También se recomienda comprobar que el proveedor del sistema le puede apoyar con soporte técnico necesario.
En la actualidad, el ejecutivo de una empresa debe seleccionar dentro del mercado, una opción que se acomode a sus necesidades, dependiendo sobre todo, si el volumen de ventas rebasa el límite de la capacidad instalada de la empresa.
Dentro de la web, podemos identificar programas que pueden ayudarle en su proceso de automatización de las ventas y al igual que muchas ofertas del mercado, pueden adquirirlo a prueba por 15 o 30 días y conocer su funcionalidad. Para algunas microempresas puede bastar con un software de facturación y para otras servirá un software que integre la contabilidad para las operaciones comerciales.
Un programa que integra varios módulos funcionales para las diversas actividades de venta efectivamente puede ser adquirido y se encuentran con el nombre de sistema CRM. Dicho término proviene de las iniciales de las palabras en inglés: Costumer Relationship Management, que se traduce como la Administración de las Relaciones con los Clientes.
Por lo tanto, si consideramos que la actividad comercial se desarrolla gracias a la efectividad con la que atendemos a nuestros clientes, un CRM será de mucha ayuda para mantener a los clientes actuales y poder buscar nuevos clientes.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
1. El contacto de clientes y prospectos.
Sabemos que en la actualidad las telecomunicaciones y la internet han sido los nuevos vehículos de comunicación con nuestros clientes a través del envío de correos electrónicos, o bien, con el uso de chats habilitados en su página web. La ventaja es que en el momento en que el cliente visita el sitio web, él mismo puede llenar un formulario que recopile sus datos al instante y se guarde en una lista generada de manera automática, la cual podemos consultar al momento en que se necesite.
2. La capacitación constante de nuevos vendedores.
Muchas veces nos hemos visto en la necesidad de explicar los pasos que debe hacer el vendedor de forma personal, y muchas veces no basta con explicar el proceso una sola vez, sino varias, además de que se requiere de un tiempo de supervisión para asegurarnos de que todos los pasos se siguen tal y como lo hemos determinado. Con un módulo de ventas podemos subir el diagrama del proceso de ventas que permite visualizar al momento, el esquema que seguirá cada vendedor. Por ejemplo, que se encargue de llenar sus formularios, solicitar autorizaciones para otorgar créditos o descuentos y pos supuesto, que no se olvide de generar la factura correspondiente.
3. Cotejar el resultado de la fuerza de ventas.
Cuando se tiene al personal de ventas en constante movimiento, es difícil esperar hasta el día y hora en que ellos puedan llegar a la oficina a entregar sus reportes para después confirmar qué cantidad de pedidos debe abastecer ahora la empresa y la presión es demasiada para el equipo interno que se encarga de desplazar el producto. En cambio, si los vendedores pueden conectarse vía remota al sistema y llenar sus formularios, de manera inmediata se podrán atender los pedidos. Asimismo, seguir estos pasos nos darán la confianza de la efectividad de los vendedores a través de los resultados; es decir, podremos saber qué punto de venta ha tenido mejores ventas y de esta manera poder cumplir con el esquema de comisiones que se haya convenido con el equipo de vendedores.
4. Creación de reportes y gráficos de ventas.
Con la función de reportes el software debe encargarse de recopilar los datos que el empresario requiere para tomar decisiones respecto a los productos (al verificar qué mercancía se ha desplazado más rápido); respecto a los vendedores (para medir su eficacia y pensar si vale la pena contratar más personal), respecto a las oportunidades de hacer crecer las ventas al identificar a los mejores clientes y potencializar la localización de nuevos prospectos.
De lo anteriormente expuesto, surge la siguiente cuestión: ¿Dónde se localiza a Proveedores de software para la automatización de las ventas?
A continuación se mencionan tres nombres de proveedores que podrían ser una buena opción:
CAJA SQUARE.
Se trata de un sistema que funciona como terminal punto de venta TPV, el cual permite aceptar pagos con tarjeta de crédito desde el sitio en que se encuentre. Proporciona la facilidad de imprimir recibos y recibir los pedidos del cliente con el apoyo de la conectividad a internet. Cabe mencionar que la página sólo está disponible en idioma inglés, sin embargo, los menús tienen un texto que de forma sencilla se puede colocar en un traductor.
Sitio web: https://squareup.com/
ZOHO.
Es el nombre de uno de los desarrolladores de software que ofrecen la modalidad del CRM para los empresarios que lo requieren y ofrece diversas ventajas, como es la prospección de clientes, el contacto automático a través del envío de correo electrónico y la optimización de los directorios. Control de lo que los vendedores deben hacer así como el seguimiento a los mejores clientes.
Sitio web: www.zoho.com
OPEN BRAVO
Ofrece una gama de servicios la cual permite realizar la carga de listas de precios así como su actualización constante. Dar seguimiento a administración de inventarios, lo cual proporciona la ventaja de conocer los productos que tienen mayor demanda.
También ofrece la posibilidad de que el cliente se pueda comunicar con la empresa desde cualquier dispositivo móvil y también optimizar la manera de realizar sus compras con tarjeta de crédito.
Sitio web: http://www.openbravo.com/es/
Para finalizar, hay que considerar que las empresas siempre deberán solventar los retos que se presentan ante los constantes cambios: los medios en que los clientes desean ser atendidos, entre más rápido, es mejor. Hoy en día nuestro recurso más valioso es el tiempo, el cual será tanto mejor aprovechado si nuestros procesos en la empresa son eficientes.